Scannen, buchen, archivieren mit dem Dokumentencenter

Einfache Nutzung - jeder Zeit von Überall

Gearbeitet wird mit dem Dokumentenmanager - einer Plattform zum elektronischen Austausch von Dokumenten und Auswertungen. Sie scannen oder fügen über Drag and Drop alle Rechnungen und Buchungsbelege im Dokumentencenter als *.PDF ein. Die Daten werden automatisch in die Buchungserfassung importiert und dort weiter verarbeitet. Sie können zu jeder Zeit Belege suchen, lesen, drucken, herunter laden und verfügen über eine Dokumentenverwaltung inkl. Volltext-Recherche und Schlagwortfunktion, die als Archiv zu jeder Zeit verfügbar ist.Die Auswertungen der Buchführung sind für Sie immer griffbereit.

Sie verfügen damit über eine sichere Belegaufbewahrung durch zentrale Speicherung. Auch hohe Belegaufkommen werden problemlos verarbeitet, z. Zt. bis 10.000 Belege monatlich. Es erfolgt eine optionale Online- Datensicherung im DIN ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.

 

Weiterverarbeitung mit der digitalen Belegerfassung

Der Digitale Buchungsassistent tastet die übernommenen *PDF Dokumente bei der Erfassung ab und ordnet anhand der Daten die Buchungskriterien als Vorschlag zu über Kreditoren und Debitoren. Das erfolgt nach UST ID, Kontonummer = Kundenzuordnung, Datum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer. Das Programm „lernt“ bei der Arbeit und erweitert so seine Datenbank für Buchungsvorschläge.

Verknüpfung des Beleges mit der Buchung

Ein Klick auf die „Büroklammer“ im Buchungskonto, in der Erfassung oder auf dem Journal und der dazugehörige Beleg wird sofort angezeigt

Banking - automatische Bankkontierung

Bankdaten werden vom Programm abgerufen und eingelesen. Die Buchung und Kontierung erfolgt anhand der elektronischen Kontoauszüge. Der Buchungstext kann mit Debitoren und Kreditoren vom Kontoauszug übernommen werden.

Erfassung

Die Erfassung von Kostenstellen und Kostenträger ist möglich.
Das Programm lernt ständig dazu, um Buchungsvorschläge anzubieten.
Wir nutzen es seit vielen Jahren.

Digitale Kasse im Portal Server

  • bequeme Onlineerfassung von Kassenbewegungen: Kassenbelege werden erfasst und mit der Belegverknüpfung in die Buchungserfassung weiter geleitet
  • Vorbelegte Buchungsbegriffe erleichtern die Arbeit
  • Zeitersparnis und bessere Kommunikation, da vereinfachte Datenverwaltung
  • mit Debitoren- und Kreditoren-Erfassung
  • Erfassung von Kostenstellen und Kostenträger möglich
  • Wichtig: GOB konform (Grundsätze ordnungsgemäße Buchführung)
  • automatische Updates

Vorteile des digitalen Büros

  • Originalbelege bleiben im Haus
  • Räumliche Entfernungen spielen keine Rolle
  • Direkter Zugriff auf die Belege als *.PDF
  • ein Klick auf die dazugehörige Buchung – Die verknüpfte Rechnung wird angezeigt

Zielgruppe

Unternehmen, die Digitalisierung und Archivierung umsetzen möchten, um damit automatische Buchungsroutine einzuführen. Interessant für den deutschlandweiten Mittelstand.